Online-Meetings gut meistern
Auch wenn Videokonferenzen & Webinare in den letzten Monaten Alltag geworden sind, stellen sie für viele noch eine Herausforderung dar. Was Sie tun können, damit Ihre virtuelle Zusammenkunft – teilnehmend oder moderierend – gut gelingt, habe ich hier für Sie zusammengefasst.
- Technische Voraussetzungen & Vorbereitung
- Ihr optischer Auftritt
- Stimme & Sprache
- Kommunikation & Moderation
- Sicherheitsbedenken (Zoom)
»Auch aus Steinen, die dir in den Weg gelegt werden, kannst du etwas Schönes bauen.«
Erich Kästner
Mai 2020
leitfaden für gelungene videokonferenzen & webinare
Hier die Zusammenfassung von einer Fülle an Artikeln zum Thema Online-Konferenzen und Webinare (Web-Seminare) aus den letzten Wochen und Monaten. Ganz unten finden Sie die Quellenangaben.
GENERELL: Wenn ich zu einer Videokonferenz einlade, versende ich mit dem Einladungs-Link automatisch immer auch die wichtigsten Infos wie Positionierung des Laptops, gegebenenfalls dieses Zoom-Tutorial, wo sich die jeweilige Chat-Funktion und Galerie-Ansicht-Einstellung befindet sowie die exakte Agenda. Den Teilnehmer*innen hilft es, Unsicherheiten gleich im Vorfeld auszuräumen. Und mir hilft es, zügig und ohne großen Erklärungsbedarf in die virtuelle Besprechung einzusteigen. Win Win für alle!
Auf dieser Seite geht es in die Tiefe zu den Themenbereichen technische Voraussetzungen & Vorbereitung | persönlicher Auftritt | Stimme & Sprache | Kommunikation & Moderation | Sicherheitsbedenken (Zoom).
- TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN & VORBEREITUNG
- DIE RICHTIGE PLATTFORM
Neben dem weltweit beliebtesten Zoom gibt es noch eine Reihe anderer Tools. Skype zum Beispiel funktioniert für Video-Meetings hervorragend, für Webinare ist GoTo Webinar populär und für virtuelle Zusammenarbeit Asana und Teams. StepStone hat bewertet. - DER RICHTIGE PLATZ
- Licht: Das Licht sollte möglichst von vorne kommen, damit nicht Teile des Gesichts im Schatten sind. Insoferne ist von der Seite einfallendes Tageslicht besser durch Jalousien oder Ähnliches draußenzuhalten. Ein hinter dem Laptop positioniertes Ringlicht schafft bei Bedarf Abhilfe und eine gleichmäßige und professionelle Ausleuchtung des Gesichtes. Brillenträger*innen sollten Reflexionen im Brillenglas vermeiden (entspiegelte Gläser, Lichtwinkel minimal variieren, Brillensitz korrigieren, …). Eine weniger blendende Möglichkeit ist es auch, das Ringlicht Richtung Wand zu drehen, die Reflexion sollte ausreichend Licht sein. Softboxen helfen ebenfalls, Spiegelungen zu vermeiden.
- Hintergrund: Dieser sollte möglichst neutral gehalten sein, Bücherwände etwa lenken ab. Manche Tools bieten virtuelle Hintergründe an; diese funktionieren aber oft nur, wenn das Licht gleichmäßig von vorne kommt. Skype ermöglicht einen verschwommenen Hintergrund, was sehr gut funktioniert. Weiters werden inzwischen schon Roll-Ups mit Office-Hintergründen angeboten, siehe etwa rollupyouroffice.at - gleich auch Paravant für mehr Privatsphäre, wenn's daheim eng ist.
In der Harvard Business Review wird übrigens darauf verwiesen, die tolle Designerwohnung im Hintergrund möglichst nicht zu zeigen. Eine Frustrationsquelle für all jene in begrenzten Stadtwohnungen. Selbiges gilt für Homo-Office-Fotos aus dem schönen Garten oder vom Pool. In Zeiten, wo viele keinen Zugang zum Grün haben, Parks geschlossen sind und der Wald mit öffentlichen Verkehrsmitteln unerreichbar ist, bedarf es mindful Leadership.
Der Guardian widmet sich dem Video-Call-Background aus der Warte der Obsession. - DER RICHTIGE TON
- Bild & Ton: Sollte das Bild nicht gut sein, ist das kein gröberes Problem (außer Sie sind in der Moderatorenrolle), gegebenenfalls kann man die Videofunktion auch deaktivieren. Das ist manchmal angebracht, wenn das Netz überlastet und der Ton gestört ist. Dieser sollte nämlich auf jeden Fall in guter Qualität sein, Fehlgeräusche werden als sehr störend empfunden. Eventuell das Smartphone zuschalten und die Akustik darüber laufen lassen. Oder Headset an den Laptop anschließen. - DIE RICHTIGE HALTUNG
- Laptop-Positionierung: Der Laptop sollte ungefähr einen Meter entfernt vor einem stehen, die Linse auf Augenhöhe sein. Dafür diesen auf einen Bücherstapel oder besser auf einen (verstellbaren) Laptopständer stellen. Blickt man nämlich aus der üblichen Arbeitshaltung in die Linse, ist dies von »oben herab« - und genauso wird es dann auch vom Gegenüber wahrgenommen. Der Verhaltensbiologe Gregor Fauma geht noch einen Schritt weiter und spricht augenzwinkernd von Porn Hub Web Conference.
- Bildausschnitt: Gut positioniert ist man, wenn Kopf und Oberkörper bis zur Brust sichtbar sind, oberhalb des Kopfes soll noch ein guter Abstand zum oberen Bildschirmrand sein. Um nicht zu dominant zu wirken, sollte man nicht ganz in der Mitte sitzen, sondern etwas rechts davon und leicht schräg. Letzteres wirkt einladend, man sollte also zur Mitte ausgerichtet sein.
- Körperhaltung: Wie im echten Leben geht's auch am Schirm um gute Haltung. Aufrechte Sitzposition, Schultern leicht nach unten ziehen und Kopf nach oben. U.a. Fauma empfiehlt ein Ballkissen für aufrechtes dynamisches Sitzen - so wie ich sitze, komme ich dann auch am Bildschirm rüber. Aufrecht und präsent.
- Blickrichtung: Damit ich Augenkontakt halten kann, muss ich ungewohnterweise in die Linse schauen. Dadurch verliert man allerdings den Kontakt mit den anderen Teilnehmenden, außerdem wird der - selbstkritische - Blick automatisch immer wieder auf einen selbst am Bildschirm gelenkt. Austricksen kann man sich, indem man einen zweiten Screen (z.B. Smartphone) direkt oberhalb der Linse plaziert. Dies funktioniert u.a. mit einer Ringleuchte und integrierter Handy-Halterung. So schaut man in die Linse und hat auch die anderen im Blick.
- IHR PERSÖNLICHER AUFTRITT - BÜHNE FREI!
- KLEIDUNG
Von NZZ und Video Präsenz Coach hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Möchten Sie noch mehr zur perfekten Online-Präsenz erfahren, werden Sie auf lookatyou.at fündig. Stilberaterin Isabella Jaburek-Nourry widmet sich dort auch dem Thema Bart und Krawatte, Schmuck und Brille, Frisur und speziell der Farbe.
- Kleidungsfarbe sollte einen möglichst geringen Kontrast zum Hintergrund aufweisen, diesem oder dem eigenen Hautton allerdings nicht zu sehr ähneln. Gedeckte Farben wie Beige, Khaki oder Pastelltöne eignen sich gut. Schwarz und Weiß sind eher ungünstig, da die Kamera Kontraste verstärkt, helles Rot und grelle Farben sind generell problematisch.
- Auffällige Muster sollten ebenfalls vermieden werden. Sie lenken ab und können auch zu Bildschirmflimmern führen. Besser einfarbig und keine ablenkenden Details wie Aufdrucke oder Bänder.
- Casual darf sein, muss aber immer dem Rahmen angemessen sein. Eine gewisse Etiquette ist auch in der Videokonferenz unabdingbar. Wichtig: Frisch gebügelt ist ein Muss, die Kamera nimmt jede Falte ins Visier. - ACCESSOIRES & SCHMUCK
Alles, was glänzt und klimpert, ist bitte abzulegen oder zu vermeiden. Dies gilt für Schmuck gleichermaßen wie für Knöpfe und alles, was metallisch schimmert. - HAARE & MAKE UP
- Haare müssen immer frisch gepflegt wirken, auch hier überzeichnet die Kamera etwaige Strähnen. Fliegende Haare sollten mit Haarspray gebändigt werden.
- Make up wird auch für Männer empfohlen, denn Hautunreinheiten und Rötungen werden von der Kamera stärker betont. Eine deckende Tagescreme und Puder sind die Lösung, glänzende Stellen im Gesicht bitte ebenfalls korrigieren.
Für Damen gilt: Wimperntusche, Lippenstift, dezenter Lidschatten und Rouge lassen das Gesicht frischer wirken.
- STIMME & SPRACHE
- STIMME
- Stimme aufwärmen vor dem Call (brummen, stöhnen, Grimassen schneiden zur Muskelaktivierung)
- lauter, deutlicher und langsamer als im Alltag sprechen und etwas längere Pausen machen
- einen Ruck geben vor dem Sprechen. Stimme ist hörbar Körpersprache (deshalb zwischendurch immer wieder bewusst aufrecht hinsetzen)
- Ballkissen verwenden, siehe auch weiter oben. Die wackelige Unterlage aktiviert das Zwerchfell, man spricht dadurch klarer, stärker und lebendiger
- laut stöhnen & gähnen auch zwischendurch (Mikro ausschalten 😅)
- stehen Sie zwischendurch auf und gehen Sie eine Runde durch den Raum (ankündigen und Videoübertragung ausschalten) - das erfrischt Stimme, Geist und Körper
- bewusste Pausen mit u.a. Schulterkreisen einlegen, zum Mitmachen auffordern. Weitere Übungen für den Nacken zum Variieren gibt's in diesem Youtube-Video. - SPRACHE
- wie schon erwähnt, sprechen Sie in kurzen Sätzen
- sprechen Sie bevorzugt im Präsens, diese Zeitform ermöglicht die längste Aufmerksamkeit
- Trilogien - erstens, zweitens, drittens / Anfang, Argumentation, Appell - sorgen für Spannung und werden gut memoriert. Mit Fingerzeig unterstreichen (1. Daumen, 2. Zeigefinger, 3. Mittelfinger)
- Personen mit dem Namen ansprechen, v.a. wenn man das Gefühl bekommt, dass sie geistig abwesend sind
- aus der Perspektive Ihrer Gesprächspartner denken und sprechen z.B. »Wenn Sie sich fragen, was Ihr Nutzen an unserer Lösung ist, …«
- Dialoge statt Monologe führen (zuhören, ausreden lassen, nachfragen, bewusst interessiert in die Kamera schauen und auf Körperhaltung achten, Kernaussagen zusammenfassen, auf gleichmäßig verteilten Gesprächsanteil achten, …)
- starke Worte an den Satzanfang stellen: »Gestern …«, »Morgen …«, »Heute …«, »Bewiesen ist …«, »Garantiert …«, »Vorab …«, »Jetzt …«, »Momentan …«, »Erstens …«, »Bequem …«, »Mühelos …«
- Latentes sichtbar machen. Ansprechen, was bei allen im Verborgenen schlummert: z.B. »Die vielen Online-Meetings ermüden.« Dies ermöglicht, dass Dinge im Gehirn abgehakt werden und alle wieder freiwerden für die eigentlichen Inhalte. Es auszusprechen reicht, es geht nicht darum, eine Lösung anzubieten.
- KOMMUNIKATION & MODERATION
- START
- Agenda: Wie im echten Leben kein Meeting ohne fixe Agenda, Zielsetzung, gegebenenfalls verteilte Vorbereitungsaufgaben und Zuständigkeiten sowie Angabe zur Dauer des Meetings. Die Agenda plus relevante Unterlagen zumindest einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmer*innen ausschicken.
Inhalte: Datum, Beginnzeit & Dauer, Inhalte & Ziele, Teilnehmer & ihre Rollen in Meeting & Projekt, Struktur des Meetings, Einwahldaten, Kontaktdaten für kurzfristige Absagen.
- Überpünktlichkeit: Es empfiehlt sich für den Host, 15 Minuten vor Beginn den Warteraum aufzumachen. In dieser Zeit können Sie gegebenenfalls mit manchen Teilnehmenden technische Fragen klären. Die Gäste sollten ebenfalls 5 Minuten vor Start im Raum sein, so können sie akut auftretende technische Hürden angehen und die Zeit für Smalltalk nützen. Damit kann pünktlich begonnen werden.
- Setting: Wenn möglich, bevorzugen Sie Kleingruppen mit bis zu sechs Personen. So hat man auch am Bildschirm in der Galerieansicht noch alle im Blick. Geht es um komplexe Inhalte, sind One-to-One-Meetings die bessere Wahl. Wenn die Bandbreite es zulässt und nicht zu viele Personen im Raum sind, ist es gut, wenn alle per Video zugeschaltet sind.
- Dauer: Denken Sie an die geringe Aufmerksamkeitsspanne im Netz, nach 20 Minuten sollten kurze Pausen eingelegt werden. Länger als eine Stunde sollte kein Meeting dauern. Gut strukturierte Webinare sollten nach eineinhalb Stunden enden. - MODERATION
- Aufgabenverteilung. Moderation und Protokoll führen auf zwei Personen aufteilen. Dies gilt generell, ist aber online umso wichtiger.
- Begrüßung und Stimmung einholen. Ein schöne Methode, wenn mehr Leute im »Raum« sind, einfach im Chat um ein einziges Wort zu bitten. Dort können alle mitlesen und bekommen ein Bild von der allgemeinen Lage. Dies lässt sich auch zwischendurch oder nach einem erledigten Agenda-Punkt tun.
- ein Willkommensslide für den Warteraum empfiehlt Bettina Kerschbaumer-Schramek. Sehr nette Idee!
- Zuspätkommende ersuchen, sich kurz vorzustellen. Für kurzfristige Absagen bitten, dies per SMS oder E-Mail zu tun, um nicht zu stören.
- klare Spielregeln definieren: Handy auf stumm schalten, Hintergrund- & Mailprogramme schließen, Redezeiten definieren; lautlos schalten des Mikros, wenn nicht gesprochen wird, …
- Videoaufzeichnung: ja/nein ankündigen, Zustimmung einholen; kommunizieren, was damit geplant ist. Bei Versand bitte passwortgeschützt.
- Wortmeldung per Handhebung ankündigen. Dies funktioniert generell sehr gut; wenn gleichzeitig geredet wird, ist dies im Online-Talk doppelt anstrengend. Eventuell diese Beobachtsaufgabe einer eigenen Person übertragen, wenn mehr Leute im Raum sind. Dann kann der/die Moderator*in sich besser auf die eigentliche Rolle konzentrieren. Handheben kann übrigens bei manchen Tools virtuell gemacht werden.
- Abstimmungen über die Chatfunktion abhalten: »ja« oder »nein« schreiben, Bewertungen von 1 bis 10 abgeben.
- langsamer werden. Arbeitspsychologin Alissia Quaintance rät in ihrem Podcast »Langsamer werden« (siehe Steingarts »Der achte Tag«) zu Methoden, die u.a. auch Stress im Talk abbauen. Sehr hörenswert!
→ So werden etwa hohe Töne im Stress nicht wahrgenommen, das Gehörte bleibt ungehört. Quaintance rät als Gegenmittel jedem eine Stimme zu geben, zum »Uneingeschränkten Sprechen«. Man erhält fünf Minuten Redezeit, niemand unterbricht. Ist man früher fertig, wird die restliche Zeit geschwiegen. Erinnert ein wenig an die Scharmers 4. Dimension des Zuhörens.
→ Eine weitere Methode ist das Life-Dokument (alle schreiben »ihr Protokoll« ins Dokument, damit bleiben alle Sichtweisen und Inhalte bestehen. Aufgaben-Verteilung und nächste Schritte werden verantwortungsvoller wahrgenommen, diese auch tatsächlich ausgesprochen).
→ Zum langsamen Auftakt ist Quaintances Meinung nach eine handschriftliche Stimmungsaufnahme jedes/r Einzelnen (10 bis 15 Minuten lang schreiben) sehr wertvoll. Diese dient nur der inneren Struktur und Reflexion (eventuell auch gleich zur Leitfrage des Meetings, die ausgeschickt wurde).
- geschriebenes Brainstorming. In einem TED Talk [Anm. leider nicht abgelegt] wird zu halbstündigen Einzel-Brainstormings geraten, in denen alle ihre Überlegungen für sich niederschreiben und dann im Chat miteinander teilen. Durch das Lesen entsteht ein anderer Fokus, es gibt keine Hierarchie und nichts geht verloren.
- regelmäßige Unterbrechungen: abfragen, ob alles soweit verstanden ist (wegen mangelnder Körpersprache und Mimik fehlt online das Gespür dafür)
- Pausen bei längeren Zusammenkünften nach spätestens einer Stunde (= größere Pausen; nach 20 Minuten jeweils kurze Unterbrechungen) und kurzer Zusammenfassung. Ziel sind möglichst kurze Meetings. Behalten Sie im Kopf, dass nach 20 Minuten die Konzentration massiv nachlässt
- Visualisierungen sind wichtig: Whitebord und Screensharing (Sicherheit!) schaffen Abhilfe. - ABHILFE GEGEN ZOOM FATIGUE
Hierzu eingangs gleich ein kurzer Film (1:28 min) des World Economic Forum
Online-Meetings sind besonders ermüdend. So sollen sie viermal so anstrengend sein, wie Präsenz-Besprechungen. Hat man also zwei Stunden Zoom-Konfernenz hinter sich, wirken diese wie acht. Speziell fordernd ist es, wenn mehrere Meetings am Tag zur Disziplin vor dem Bildschirm aufrufen. Weil wir fast unentwegt und unbewegt auf den Schirm starren. Weil wir uns besonders stark auf die Konversation konzentrieren müssen, da Körpersprache, Gefühl für die Menschen und Mimik fehlen. Dies weiß die Harvard Business Review zu berichten. »Der Kopf denkt, wir sind zusammen, aber der Körper weiß, dass wir es nicht sind«, steht auch bei Andreas Windler. Er listet auf, was man dagegen tun kann:
- generell Multitasking vermeiden
- mehr Pausen ohne Bildschirm einbauen
- die Stimulationen auf dem Bildschirm reduzieren
- auf Telefonanrufe und E-Mails wechseln
- bei Meetings mit Unbekannten auf Video verzichten
- raus in die Natur gehen
- SICHERHEITSBEDENKEN (ZOOM)
Zoom war eine Zeitlang wegen fehlenden Datenschutzes und Sicherheitslücken in Verruf. Organisationen mit sensiblen Daten meiden daher diese Plattform noch immer, auch Google hat seinen Teams die Verwendung untersagt. Da dennoch weltweit über 200 Millionen User damit arbeiten - Zoom sich aber ohnedies weiterentwicklet hat -, abschließend noch ein paar Tipps für mehr Sicherheit in Online-Meetings von datensicherheit.de.
Ganz oben auf der Liste steht: regelmäßige Updates!
- Passwort-Schutz ist obligatorisch (voreingestellt)
- Klarname vor Alias. Teilnehmer*innen sollen bitte ihre echten Namen angeben.
- virtuellen Warteraum aktivieren (damit müssen Sie jede Person persönlich in den Raum lassen) und dann bei vollständiger Runde sperren.
- nicht den Einladungslink, sondern die Meeting-ID versenden, am besten ebenfalls verschlüsselt, siehe hier.
- Webinare sind sicherer als Meetings, siehe hier
- geplante Meetings sind sicherer als spontane. Sie generieren eindeutige IDs, die schwieriger zu erraten sind.
- Bildschirm teilen eher vermeiden. Senden Sie besser Dokumente über den Chat, dann haben trotzdem alle dasselbe Bild vor sich.
Abschließend noch zu einer ganz besonderen Konferenzschaltung. Falls Sie immer schon wissen wollten, wie's bei Mick Jagger, Keith Richards, Ron Wood und Charly Watts daheim aussieht, haben Sie jetzt die Gelegenheit. »You can't always get what you want« in Corona-Zeiten.
Quellen: CCM, datensicherheit.de, Dekom, EU Startups, Gregor Fauma, The Guardian, Financial Times, Fritsch Consulting, Harvard Business Review, Bettina Kerschbaumer-Schramek, Sebastian Körber, lookatyou.at/Isabella Jaburek-Nourry, Alissia Quaintance, New York Times, Neue Zürcher Zeitung, Pulse, Step Stone, Video Präsenz Coach, Andreas Windler u.a.